Formation Gemini en entreprise : le guide complet

Depuis un an, l'offre de Google autour de Gemini n'a cessé de s'enrichir, avec l'arrivée de Workspace Studio, de Deep Research et le changement de nom de NotebookLM en Gemini Notebook, au point qu'il devient difficile pour les collaborateurs de s'y retrouver.

Face à cette accumulation de fonctionnalités, la plupart des équipes se rabattent sur les usages qu'elles connaissent déjà, comme la reformulation d'un email, sans savoir quel outil mobiliser pour quel besoin.

Une formation permet de remettre de l'ordre dans cet écosystème, en associant chaque fonctionnalité à une tâche précise et en donnant à vos équipes les bons réflexes pour suivre les prochaines évolutions.

Au-delà de sa fenêtre de conversation, Gemini se décline dans chaque application de Google Workspace, une formation doit donc aborder les fonctionnalités ci-dessous afin d'accompagner une véritable montée en compétences des collaborateurs.

• Gemini dans Gmail, pour résumer un long fil de discussion, préparer une réponse ou retrouver une information noyée dans sa boîte de réception.
• Gemini dans Docs et Slides, pour rédiger un premier jet à partir de documents existants, réécrire un passage ou construire une présentation à partir d'une simple consigne.
• Gemini dans Sheets, pour organiser des données, créer des formules et analyser un tableau sans maîtriser les fonctions avancées du tableur.
• Gemini dans Meet, pour obtenir le compte rendu d'une réunion, la liste des décisions prises et les actions à mener.
• Les Gems, des assistants personnalisés qui gardent en mémoire vos instructions et vos documents de référence, afin de ne plus réexpliquer le contexte à chaque demande.
• Gemini Notebook, anciennement NotebookLM, qui répond à vos questions en s'appuyant uniquement sur les documents que vous lui confiez, ce qui limite fortement le risque d'hallucinations.
• Deep Research, qui mène une recherche approfondie sur le web et produit un rapport structuré, avec les sources consultées.
• Workspace Studio, qui permet de créer des agents sans écrire une ligne de code, simplement en décrivant la tâche à automatiser, puis de les partager avec son équipe.

Ces fonctionnalités n'ont d'intérêt que rapportées à une tâche réelle, et c'est précisément le travail d'une formation que d'associer chaque brique à un usage identifié dans vos équipes.

Plutôt que de raisonner service par service, il est plus parlant d'observer les situations de travail dans lesquelles Gemini fait réellement gagner du temps, car ce sont souvent les mêmes d'une équipe à l'autre.

• Préparer un rendez-vous : Gemini retrouve dans Gmail et dans Drive les derniers échanges avec un client ou un partenaire, puis en tire une synthèse à relire avant la réunion.
• Exploiter une réunion Meet : la prise de notes automatique produit le compte rendu, les décisions prises et la liste des actions, que chacun retrouve ensuite dans Drive.
• Interroger une base documentaire : un service RH ou juridique rassemble ses procédures dans Gemini Notebook, puis répond aux questions récurrentes des collaborateurs à partir de ces seuls documents.
• Analyser un tableau : un contrôleur de gestion demande à Gemini, directement dans Sheets, d'expliquer un écart budgétaire ou de mettre en forme un suivi d'activité.
• Veille concurrentielle : une équipe marketing lance une recherche avec Deep Research sur les offres, les prix et les prises de parole de ses concurrents, puis s'appuie sur le rapport pour préparer sa présentation dans Slides.
• Prospection automatisée : un commercial crée dans Workspace Studio un agent qui qualifie les nouvelles demandes reçues par email, prépare une première réponse personnalisée dans Gmail et met à jour le fichier de suivi dans Sheets.
• Automatiser une routine : un manager crée dans Workspace Studio un agent qui prépare chaque lundi un récapitulatif des emails importants de la semaine écoulée.

Chacune de ces situations mobilise une fonctionnalité précise de Gemini, et c'est en les reproduisant sur leurs propres dossiers que vos collaborateurs en mesurent l'intérêt. Pour aller plus loin, nos articles consacrés aux meilleurs prompts pour les managers et aux meilleurs prompts pour la communication proposent des requêtes directement réutilisables dans Gemini.

En juin 2026, dans le cadre de sa collaboration avec Carrefour, MyConnecting a confié à AI Nation la formation des collaborateurs aux fonctionnalités de Gemini et à ses principaux usages métiers.

Pour préparer ce déploiement, nos formateurs ont identifié les besoins des collaborateurs et évalué leur niveau de maîtrise, afin de construire des exercices adaptés à leurs usages et à leurs outils de travail, autour de 4 modules.

• Introduction à l'IA générative, pour comprendre le fonctionnement des modèles, leurs possibilités, leurs limites et leurs principaux usages.
• Bootcamp de prompt engineering, pour apprendre à mieux structurer ses demandes et obtenir des réponses plus pertinentes.
• Découverte de Gemini et de NotebookLM, pour explorer pas à pas leurs principales fonctionnalités et les intégrer dans son quotidien professionnel.
• Confidentialité et réglementation, pour maîtriser les principes essentiels qui protègent les informations de l'entreprise.

Au total, 50 collaborateurs ont été formés au fil de trois journées organisées à Paris et à Nantes, et plus de 47 agents IA ont été créés sur Gemini pendant les sessions, chacun répondant à un besoin métier concret.

Autrement dit, un outil déjà présent dans l'environnement de travail ne demande pas un long chantier pour être adopté, dès lors que l'accompagnement part des usages réels de vos équipes. Nous vous invitons à découvrir nos formations IA ainsi que l'ensemble de nos cas clients.